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简述如何提高施工项目合同管理水平

2011-9-16

来源:项目管理者联盟

 0、前言

  在市场经济作用下,建筑市场投资主体多元化,与此相应的政府经济与市场管理手段在不同权力层面和区域上存在着参差不一的情况,造成了其内部新的政策取向和现行法规体系之间的矛盾;随着市场经济的发展,施工企业的管理跟不上形势的需要。这就需要施工企业加强合同管理工作,自觉运用法律,加强调查研究。现代企业一系列科学管理活动能够有序、有效的运行,一个重要的保证手段就是守法、依法;加强调查研究能避免或减少风险投资。施工企业自身的合同管理水平要随着政府法律法规的完善而不断提高。首先领导要重视,这是关键;其次要有一套完整的管理制度,有制度才有约束,才有章可循,才能规范人的行为;第三要落实专职人员,有了人行为才有主体。施工项目合同管理是一个过程管理,在这个过程管理中,要有法律意识,法制观点。只有这样才能提高施工项目合同管理水平。

  1、施工企业自觉运用法律的必要性

  随着计划经济向市场经济的深刻转变,建筑市场投资主体多元化结构逐渐形成,与此相应的政府经济与市场管理手段在不同权力层面和区域上存在着参差不一的情况,造成了其内部新的政策取向和现行法规体系之间的矛盾。矛盾的存在一方面增加了政府或施工企业对待或适应新的市场机制的要求和难度,另一方面使施工企业的经营活动所背倚的法律环境更加复杂,变得难以预测和把握,使签订工程承包合同的过程越来越成为一项法律技术很强的活动。还有,一些施工企业本身合同管理跟不上形势的需要,需要寻求法律帮助时显得手忙脚乱。自觉运用法律能充分保证施工企业实现预定的经济目标。企业在签订合同时,是依照法律、法规和行业规定签订的,这就使合同中规定的权力、义务对合同双方都有了法律约束力,任何一方不能违反合同,损害对方利益,从而为施工企业要实现的经济利益提供了法律保障。自觉运用法律能促进企业管理水平的提高。现代企业的一系列科学管理活动能够有序、有效地运行,一个重要的保证手段就是要守法、依法。这些法律法规,既是企业经营活动合法化的保障,也是企业现代化管理的基本准则。学会在法律法规的约束下进行管理,是企业提高管理水平的一个重要方面。

  2、进行合同签订前的资信调查资信调查

  在阶段签订合同过程中之所以成为一个重要问题,是因为工程承包合同已具有风险投资因素在内的复杂的经济合同;在僧多粥少的情况下,抢市场、争市场,急于求成盲目承揽工程而忽视对业主的资信调查或资信调查不够深入的现象很多;建筑市场投资主体多元化,市场主体间商业信用不规范,市场欺诈行为大量存在。因此,合同签订前的资信调查很有必要。企业可以通过政府相关职能部门如工商、税务、政府招投标交易中心、银行等部门获取信息,弄清事实真相。

  3、领导重视是提高合同管理水平的工作前提

  施工企业应加强合同管理工作,保证依法签订履行合同,减少及防止出现合同纠纷,维护施工企业的合法权益及信誉,从企业总经理、分管副总经理到具体的合同管理人员对合同管理工作都要十分重视,加强组织建设,建立四级安全管理网络。总经理主营总企业的合同管理工作,分管副总负责各自辖区的合同管理工作,各办事处及项目部设专人负责合同管理工作。领导需经常对员工进行合同履行意识和管理意识的教育,做到各部门对合同管理意识逐步增强。制度健全。建立一整套的合同管理制度:1)合同管理人员岗位责任制度;2)合同签订、履行、变更制度;3)合同审批权限制度;4)合同示范文本制度;5)法人委托制度;6)合同专用章管理制度;7)合同台帐、统计、记录、档案管理制度;8)合同法规学习制度。规范合同管理行为,对所订合同做到有章可循、规范操作。人员到位。积极组织人员参加政府职能部门的相关培训,做到管理人员掌握现行的《中华人民共和国合同法》。如:现行《合同法》调整了对无效合同确认的范畴;增加了防止合同欺诈的规定;完善了违约制度;增加了效力代订合同等等。对合同专用章、合同文本等设专人保管。签订好的合同及时归档。

  4、注重合同签订前的评审

  目前大多数施工企业都已通过了ISO9001:2000质量管理体系认证,其中7.2.2条与产品有关的要求的评审中规定组织应评审与产品有关的要求。评审应在组织向顾客作出提供产品的承诺之前进行,并应确保:A)产品要求得到规定;B)与以前表述不一致的合同的要求已予解决;C)组织有能力满足规定的要求。以上术语用于施工企业就是要求施工企业在签订工程合同之前一定要组织相关部门、相关人员进行合同评审。兵书上说:“知己知彼,百战不殆。”调查了对方的情况,也要了解企业自身的情况。是否有能力履行合同,即企业的机械、人员、前期垫付资金能否到位;对合同中关键条款是否能接受。如工程款支付时间、比例;违约条款。目前大多数施工企业为了得到工程项目,对发包方违约条款不注明,或者发包方自定格式条款,对己方违约责任含糊不清。施工企业应尽量根据建设部颁发的《建设工程施工合同示范文本》签订合同,且尽量引用通用条款。因为通用条款比较客观、公平地表示了合同双方的权利和义务。总之,施工企业合同评审工作不能流于形式,它是把好合同管理关的第一个关口。

5、在工程项目部设立合同管理机构

  项目部是工程一线,能直接了解合同的履行情况,变更情况,也是合同信息最全面的来源地。在项目部设立合同管理机构,记录下合同实行情况,及时地将合同履约情况反馈到合同高层管理中心,并迅速作出决策。要做好合同管理工作,必须建立合同分解和交底制度、合同信息反馈制度。合同签订以后,合同管理人员必须对各级项目管理人员和各工作小组负责人进行合同交底,组织大家学习合同,对合同的主要内容作出说明和说明,使大家了解熟悉合同的主要内容、各种规定、管理程序,了解承包人的合同责任和工程范围。合同管理人员应负责将各种合同事件的责任分解落实到各工作小组或分包商。使他们对各自的工作范围、责任等都有详细的了解,通过层层的合同分解,层层合同落实到人,使各小组能尽心尽职,及时记录下合同实施过程中的各种动态。信息是合同管理工程师的眼睛,建立每日工作报送制度,要求各职能部门必须将其每天的合同实施情况及合同变更情况报送到合同管理工程师处,使合同管理工程师及时掌握工程信息,从而能够及时对已经发生或将要发生的各种问题作出决策。在合同条件发生变化时,要及时办理工程洽商记录,搜集整理双方来往文件、会议记录、工程图片、变更洽商等重要资料,既为合同争议准备证据,也为工程索赔打下基础。

  6、加强施工项目合同的过程管理

  依法管理,这是施工企业在项目的合同管理中首先应注意的问题。合同条款的各个环节都有严格的法律意义和法律依据,在某一环节稍有大意,或因种种原因未能严格按照合同中的约定去做,就可能造成对方向自己索赔的机会,或是造成对方扯皮纠缠的借口,为日后工程结算或拖欠埋下隐患。项目部组建后,每一位工程管理人员都必须了解合同条款,了解工程的质量等级、工期要求、付款时间和比例等,以便项目部所有管理人员各司其职,共同履行好施工项目合同。工程开工后,施工企业对每一次洽商都应制作书面文本,经双方签字后保存归档。甲方交付的各种指令、要求及工程例会纪要也应予以保存,以备查证。由于工程建设周期长,所以常会有各种变动发生,如甲乙双方代表或当事人变动,监理人员变更等,都可能造成合同关系的前后矛盾。如果有一套完整的原始档案资料,就能在类似交涉中提供有力证据,形成对自己有利的局面。当工程发生设计变更时,施工企业应特别注意因设计变更造成的工期变动和造价变动,以及设计变更对其它方面产生的影响,一但发生这种情况,应及时与对方就设计变更引起的种种变动进行共同认定,防止工程结算时可能产生的合同纠纷。由于非乙方原因而影响工程进度时,施工企业应及时与甲方做会签记录或妥善保存有关证明材料。如桩基工程常常由于地下障碍物影响而影响施工进度,施工企业要就障碍物尺寸、清理时间、花费机械、人力与甲方形成书面记录。还有非乙方原因的停电、停水等都要记录其日期及时间,这就要求施工企业记好施工日记,对每天发生的情况要有详尽的记载。慎重处理合同变更问题。在较长工期的工程建设过程中,会发生人们事先难以预料的情况,包括签订较多的补充合同或进一步签订变更幅度很大的合同等。这需要施工企业以法律为依据。对因此而可能发生的种种情况以及变更合同对总合同可能引起的变动做全面的考虑。发生重大变更,施工企业应进行合同再次评审,召集相关部门、人员对变更条款进行确认。对变更中有侵害施工企业合法权益的部分要据理力争。重视结算。施工企业在工程实施过程在应分阶段及时完成结算工作,在全部工程完工后双方发生争议时,不要延误时机,应尽量与甲方协商,明确结算金额,共同请合同认定的审计部门确定。施工企业应紧紧围绕工程结算这个环节,从工程一开始就做好分阶段、分项结算金额的确定工作,尽量避免产生在总结算时双方纠缠不清的局面。重视安全生产。《中华人民共和国安全生产法》已由中华人民共和国第九届全国人民代表大会常务委员会第二十八次会议于2002年6月29日通过,自2002年11月1日起施行。建设部制定的《建设工程施工合同》通用条款第20条安全施工与检查;第21条安全防护;第22条事故处理对承发包方各自的职现都有明确的规定。在签订合同与履行合同过程中都要引起重视,以免工程结束产生麻烦。

  7、结束语

  合同管理工作是一项综合管理工作,也是一项动态管理工作。作为施工企业不仅要懂法、依法经营,而且要跟上时代的需要,不断地提高自身素质水平。我国已加入WTO,国外企业将逐渐深入国内市场,抢占国内市场份额。国外的建筑企业主要以先进的技术力量、较高的管理水平、较强的融资能力为竞争手段,抢占工程规模大、技术水平高、利润丰厚的项目,承包方式也将以利润较高的项目管理工程总承包为主。可以预测,我国建筑企业面临的竞争环境将更加严峻。要想在激烈竞争的市场环境中生存和发展,施工企业必须更加注重合同管理,只有这样才能实现企业的长远发展的战备目标。

 
 
 
 
 
 

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