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浅析项目管理中工程资料的质量控制

2011-10-28

 来源:项目管理者联盟 编辑:薛叶飞

  项目管理是以工程项目为对象的系统管理方法,通过一个临时性的专门性的柔性组织,对项目进行高效率的计划、组织、引导和控制,以实现项目全过程的动态管理和承建目标的综合协调与优化。工程资料的编制与归档是项目管理的组成部分,是建设过程中逐渐形成的并随着项目进展而积累成套的,在工程竣工验收前,做好施工技术资料的整理和竣工图纸的绘制是一项细致的、艰巨的工作。其重要性和必要性主要表现在如下几个方面:

  1.国家标准《建设工程项目管理规范》强调,工程资料是竣工验收的必要条件。《建筑法》第61条明确“交付竣工验收工程,必须符合规定的建筑工程质量标准,有完整的工程技术经济资料和经签署的工程保修书”;早在20世纪80年代就城建档案管理就规定,在竣工验收的“工程质量和施工管理综合评分”中,竣工资料的分值占总分的20%。

  2.江苏省建设厅在2002年就统一使用《建设工程施工质量验收资料》发布文件,要求资料表格中涉及的职能人员,必须具有相应资格并持有证书方可签字,并对内容负责。在收集、整理、填写资料时必须与施工工序同步,以保证其真实性,不得弄虚作假。

  3.工程资料是真实记录建设项目的技术文件,是工程验收、维护、改建、扩建的依据,是城市建设的重要档案。编制一套高质量的竣工资料也是争创优质工程的重要内容。

  4.竣工档案编制的工作量十分繁重,对此必须有足够的认识,任何忽视或轻视这项工作,以为不足道的思想都会损害编制工作,以致影响到工程的竣工验收和工程决算。

  项目管理部工程资料质量的控制重点在以下三个方面:施工图设计文件(含变更)、分承包及供应商资料、现场施工技术资料。

  一、施工图设计文件(含变更)质量的控制

  施工图设计文件由设计院编制,是现场施工的依据,也是编制竣工图的依据。苏州工业园区日立化成厂房由两个设计单位设计,各设计院有其独特的编制方式,如工业园区设计院的设计文件以文表号代替专业,不再在图标中增加“专业”栏;而日立建设企业设计图纸的图号则由工号、专业、年号等组成,以日本国标准制图,给人以混乱的感觉。如建筑门窗表中所示的洞口尺寸是门扇的实际尺寸,而不像我国由门窗制作厂家按洞口及门框的装修间隙自行缩减尺寸;结构平面图梁板表示方法用椭圆分三个格子,注写了构件编号、截面尺寸及标高数据与我国平法制图有一定差异。

  两设计院所出的变更单也基本存在工程名称、单元名称、项目号、图号等与规定的有所差异,重号、缺号情况较为普遍,并有大量的传真件小白图及变更修正内容。同时,材料代用单、修改通知单不注明原图号给编制竣工图增加了难度。

  做好承建工程设计文件质量的控制,首要的一点是项目工程师(技术负责人)、资料人员要了解各设计院的编制特点,做好文件整理的核验工作,具体要求包括:

  1.清单与实物是否相符,目录与内容是否一致;

  2.图纸的工程名称、单元名称、项目号、图号等是否与规定的一致;

  3.本次来图与历次的来图有无矛盾或错误,代材单、变更单、工程联络单是否规范有无重号或空号,存在哪些复印件、传真件,修改量大约占多少等情况。来目录时核查该目录及目录下的所有文件,来分目录时核查整个专业的所有文件,来总目录或分目录时核对整个装置或单元的所有文件。核验应做到:发现问题及时进行汇总、处理,不能及时处理的应做好跟踪。所有设计文件存在的问题都应在项目接收或移交前全部解决。

  二、分承包及供货商资料质量的控制

  供货商资料由厂家提供,经采购方核验后移交,有合格证、检验报告、使用说明书、图纸等多种内容,包括设备、仪器、仪表和材料等多种类别,有国产和进口之分,资料本身复杂繁多,加之涉及厂家多,各厂家提交的资料又各有其特点,情况复杂,给供货商资料的核验工作增加了不少难度。一般情况下,商务合同及其技术附件会对厂家应提交的资料有一个要求。就项目部而言,参与签订合同的部门有采购部门、使用单位、专业管理部门等,在供货商提交资料时,采购人员不予把关,在将资料发给使用和管理部门后,这些部门也很少核实其完整性,造成长期以来工程管理部门只能是被动地接收,即交什么收什么。而商务合同或协议的多头签订造成归档难,资料员难以了解项目的应交资料,也只能是被动地归档。

  分承包供货商资料包含了甲方物资采购部分及总包单位采购的部分。对于甲方采购部分,资料员经过一段时间艰苦的摸索,略有成效,基本上能保证主要资料的收集齐全:基本上做到按要求领取及验核,如要求甲方物供中心提供移交清单并需注明项目名称、设备仪器仪表名称及位号、资料名称等,并进行核验清单与实物是否对应,每台设备是否至少有一份原件能满足档案的要求(整洁、清晰、签章齐全),压力容器应同时有竣工图章和压力容器设计资格章等。并结合经验,主动出击,避免随机资料不齐,给归档工作增加难度,如:工业滑升门、PVC快速卷帘门、双轨载机布防火卷帘门的使用说明书外,一般应有电机的使用说明书等。在没有合同或协议的情况下,对照设计图纸,了解采购情况及应提交的资料,争取在工作中处于主动,及时做好催交工作,迫使业务人员重新重视,对照合同或协议检查分包商提供的厂家资料,完善工程资料。

  对于总包项目,项目部曾寄希翼于工程资料的规范管理和有效控制,只是在合同中予以明确和规范,在施工过程中只是针对易于忽视的问题做了适当的提醒,结果发现厂家不按合同汇总移交,总包单位质检人员不认真把关,造成随机资料归档不齐。虽然最终总包单位不得不为此付出代价,但在一定程度上影响了归档时间。针对总包项目分承包商资料质量有所失控的情况,项目部资料主管适当完善了做法:

  1.规范合同内容:对分承包单位在签订合同时,有关资料报验必须同步确认,如不及时到位,结算应把关,以防资料不全到工程结束补资料是较为麻烦的事情;

  2.全面了解施工图纸中应采购的设备仪器仪表情况,并进行汇总;

  3.要求各争包单位及时移交商务合同及其技术附件,并把资料内容补充到汇总表中;

  4.要求供使用及专业管理部门的资料提前移交,以掌握厂家资料提供的进度和初步审核资料情况,及时做好反馈和督促分承包单位完善,尤其是现场安装调试资料的收集。

  三、施工技术资料质量的控制

  做好施工文件的质量控制,技术负责人、资料员、项目经理、监理工程师等都各有其责任,技术人员从质量的角度进行把关,其他方是从工程内容上负责。项目资料员是项目管理和档案管理的桥梁,应承担比技术人员更大的责任,即不只是从档案的角度把关,也要从工程的角度把关。项目资料员从工程角度进行把关,对工程资料的搜集、整理应有专人负责,有敬业精神,结合工程进度同步积累与整理。与项目经理和监理工程师的把关,有一定的互补性——资料员清楚项目共包含哪些的内容(图纸),现场人员则更清楚施工单位提交的这些内容是否符合实际。

  工程资料管理是项目管理的一部分,工程的内容体现在项目图纸之中,若干套图纸构成一个完整的项目,这一点,项目管理、资料管理和工程监理都必须清楚,因而,项目管理单位应做好:下达计划要科学,图纸发放要严格按计划,资料的归档严格根据图纸的发放情况,如此环环相扣,方可做好资料工作。

  1.进行施工资料的质量控制,主要分以下几步:

  (1)对照合同、计划及图纸发放情况,验核竣工图及设计变更单是否齐全;

  (2)核验施工过程中各分部项交工记录是否齐全;

  (3)核验设计变更是否已全部在施工图上体现;

  (4)核验所有资料是否符合归档的要求,包括:表格的填写、会签、盖章,综合卷册及专业卷册组卷是否合理,竣工图的折叠是否符合规范等。

  2.工程资料的组卷与归档:

  (1)原则和方法:应遵循工程资料的自然形成规律,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用;一个建设项目由多个单位工程组成时,工程资料按单位工程组卷;可按建设程序划分为准备阶段、监理、施工、竣工图、验收文件五个部分。每个部分又按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷,案卷厚度一般控制在25mm左右,不应有重份文件,不同载体分别组卷。

  (2)工程资料的排列:文件材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件材料的印本与定稿、主件与附件不能分开,并按批复在前、请示在后,印本在前、定稿在后,主件在前、附件在后的顺序排列。

  (3)为使工程资料在竣工后及时移交给城建档案管理机构,务必在工程资料的齐全、系统、完整方面重点验收:1)工程资料的内容真实、准确地反映工程建设活动的实际状况;2)工程资料已整理立卷、组卷满足原则和方法的规定;3)资料的形成、来源符合实际,单位和个人签章手续完备;4)文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合归档要求;5)竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求,图面整洁、盖有竣工图章。对设计变更、技术核定等内容据实修改、补充和完善。

  (4)归档的工程资料必须完整、准确、系统,能够反映工程建设活动全过程。勘查、设计、监理、施工单位在工程资料验收前,将各自形成的工程资料组卷质量预先审查,原件由建设单位移交给城建档案馆。

  工程资料质量控制包含在整个项目管理的过程中,上述的一点尝试虽不愧为行之有效的办法,但在实际的操作中,遭遇的困难也是显而易见的,主要有:

  由于项目复杂,涉及多套装置或单元同时进行,工期紧,在一切为了进度的前提下,出现了大量的设计变更。一方面,无论是设计单位编制最终版施工图还是施工单位编制竣工图,均不能全面反映真实的最终情况,遗漏现象较为严重;另一方面,项目经理、质监工程师及监理工程师往往一人负责多个项目,现场任务重,未能尽职做好交工资料的审核工作。

  制度不健全。工程技术资料作为城建档案的前身,少数项目部没有一个主管,也没有一个完整规范的管理制度。如《设计文件发放暂行规定》仅规范了内部发图的程序,对设计院的设计出图并没有统一的规定;《随货资料的管理规定》仅规范了作为甲方的采购部门采购时随货资料的内容和份数,并没有规范资料的质量及验核的责任,更没有包括对分承包商项目中随货资料的管理要求。

 
 
 
 
 
 

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